Chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Tổ chức sắp xếp hồ sơ, khối tài liệu đưa ra chỉnh lý một cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản, khai thác và sử dụng tài liệu; loại ra những tài liệu trùng thừa, hết giá trị để tiêu hủy, qua đó góp phần nâng cao hiệu quả bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Tài liệu lưu trữ sau khi thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh phải đạt được các yêu cầu sau:

+ Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh;

+ Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu; xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu hủy.

+ Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu.

+ Lập các công cụ tra cứu; mục lục hồ sơ tài liệu, cơ sở dữ liệu và công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý, tra cứu sử dụng.

+ Lập danh mục tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu hủy.